7 Szenarien, die Ihr HR-Management beschleunigen

Mit digitalen Personalakten können Mitarbeiter:innen jederzeit selbst auf ihre eigenen Dokumente zugreifen oder Anträge online stellen. Nutzen Sie diesen Effizienz-Turbo bereits? Hier sind 7 Ideen für mehr Tempo und Transparenz im Personalmanagement.

Für die Einführung der digitalen Personalakte eignet sich ein Dokumentenmanagement-System. Sie erweitern DocuWare einfach um ein HR-Archiv und verwalten damit Inhalte von der Bewerbung über die Gehaltsabrechnung bis hin zu Beurteilungen und Urlaubsanträgen wesentlich effizienter. Gleichzeitig automatisieren Sie viele bisher manuelle Prozesse und zeitaufwändige Aufgaben in der Personalverwaltung - hier einige Praxisbeispiele:

Die digitale Akte ermöglicht einen flexiblen Zugriff und eine perfekte Übersicht über die Personaldaten und -dokumente. Diese werden unter der jeweiligen Personalnummer abgelegt und mit weiteren Indexwerten wie Name, Dokumentart, Betreff und Datum verschlagwortet. Über Zugriffsrechte steuern Sie, wer welche Informationen sehen oder bearbeiten darf. Müssen Personalstammdaten wie Adresse, Bankverbindung oder Krankenversicherung geändert werden, erledigen die Mitarbeitenden dies selbst über ein Online-Formular und HR bestätigt die Änderungen nur noch.

Sie drucken Gehaltsabrechnungen aus und müssen diese anschließend falten, kuvertieren, frankieren und versenden? Verabschieden Sie sich von diesem Zeit- und Kostenfresser und steigen Sie auf einen digitalen Workflow um: Die Gehaltsabrechnungen erstellen Sie weiterhin mit dem Lohnprogramm Ihrer Wahl. DocuWare legt sie dann ohne Ihr Zutun in der digitalen Personalakte ab. Die Mitarbeiter:innen werden automatisch benachrichtigt und können sofort über einen passwortgeschützten Link auf ihre Gehaltsabrechnung zugreifen. Das funktioniert auch, wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung extern erledigen lassen.

Sie möchten offene Stellen schneller besetzen? Auch hier hilft ein strukturierter Prozess, der HR und Fachabteilungen vernetzt und Aufgaben verteilt. Das kann so aussehen, dass Führungskräfte das Anforderungsprofil für eine neue Stelle per Online-Formular an HR übermitteln, damit die neue Stelle im Handumdrehen auf der Karriereseite online gestellt werden kann. Hier wiederum greifen die Bewerber:innen auf ein Formular zu, das die Koordination rund um das Bewerbungsmanagement reibungslos steuert.

Koordinieren Sie auch Interviewtermine und interne Abstimmungsprozesse über digitale Workflows, das vereinfacht Absagen und bereitet Vertragsabschlüsse optimal vor. Wiedervorlagen sorgen für ein schnelles Feedback und verhindern, dass sich wichtige Personalentscheidungen verzögern. Denn digitales Bewerbermanagement ist mehr als automatisierte E-Mail-Antworten.

Steuern Sie die Onboarding-Aufgaben digital, damit vom Schreibtisch bis zum E-Mail-Account alle Tools und Arbeitsmittel rechtzeitig für Ihre neuen Teammitglieder zur Verfügung stehen. Alles, was erledigt und bestellt werden muss, wird auch hier einfach mit wenigen Klicks per Online-Formular definiert und über digitale Workflows an IT und Einkauf verteilt. So lassen sich auch administrative Aufgaben rund um den Abteilungswechsel oder das Offboarding verschlanken.

Ob Urlaub, Krankheit oder Elternzeit - die Mitarbeitenden erfassen ihre Abwesenheiten bequem per Online-Antrag. Führungskräfte und HR genehmigen diese mit wenigen Klicks. So behalten alle im Team den Überblick, werden automatisch über Abwesenheiten informiert und können Termine und Projekte optimal planen.

HR ist ein hochsensibler Bereich, Datenschutz hat oberste Priorität. Erleichtern Sie sich diese schwierige Aufgabe, indem Sie den Zugriff auf Dokumente über Rollen und Berechtigungsprofile regeln oder beispielsweise Bewerbungen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens automatisch löschen lassen. Gleichzeitig können Sie mit digitalen Prozessen sicherstellen, dass alle Teammitglieder nachweislich mit den Compliance-Zielen Ihres Unternehmens vertraut sind: So sorgt ein einfacher Workflow dafür, dass wichtige Arbeitsanweisungen und SOPs sicher ankommen, freigegeben werden und jederzeit transparent sind.

Digitalisieren Sie Ihre Personalakten und profitieren Sie von zukunftsweisenden HR-Prozessen. Mit DocuWare beschleunigen Sie Ihre Prozesse - ganz nach Ihren Prioritäten und Geschäftsanforderungen.