Dokumente schnell per Druckbefehl archivieren

Egal, ob Sie Dokumente in Office, Ihrem ERP-System oder einem anderen Programm erstellen - Sie können sie per Druckbefehl direkt in DocuWare archivieren. Klicken Sie dazu in der Anwendung auf „Drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „DocuWare-Drucker“.

Der DocuWare-Drucker „druckt“ das Dokument - statt auf Papier oder zusätzlich - als PDF und legt es im digitalen Briefkorb oder direkt im Archiv ab. Bei Standarddokumenten, die Indexinformationen an den gleichen Stellen enthalten, wie zum Beispiel Ausgangsrechnungen, Bestellungen oder Angebote, können die Indexbegriffe direkt aus dem Dokument ausgelesen und vollautomatisch archiviert werden. Auch das Trennen von Seiten oder das Versenden von Dokumenten per E-Mail in einem Arbeitsgang ist möglich.

DocuWare Printer bietet Ihnen praktische Möglichkeiten aus Ihrer Anwendung heraus:

Dokumente per Druckbefehl ablegen
Ausgangsrechnungen können Sie beispielsweise direkt aus Ihrem ERP-System in das Archiv ablegen. Allein aufgrund der Tatsache, dass an einer bestimmten Stelle im Dokument „Rechnung“ steht, erkennt DocuWare die Dokumentart und wählt die richtige, zuvor einmalig erstellte Konfiguration für die Verarbeitung Ihrer Ausgangsrechnungen. Oder Sie erstellen Ihre Verträge, gesetzlichen Vorgaben oder Personaldokumente über eine Word-Vorlage.

Automatisch indexieren
Auf diese Weise kann DocuWare Ihre Ausgangsrechnung bei der Ablage automatisch verschlagworten. So wird beispielsweise der Firmenname aus der Rechnung in das Indexfeld Firmenname geschrieben. Gleichzeitig wird der DocuWare-Benutzername der Person, die das Dokument ausdruckt, in das Feld Buchhaltung eingetragen.

Seiten trennen
Wenn Sie z.B. immer mehrere zweiseitige Rechnungen hintereinander drucken und ablegen möchten, stellen Sie in der Konfiguration ein, dass das Dokument nach jeweils zwei Seiten oder einem bestimmten Text getrennt werden soll. Die Rechnungen liegen dann in DocuWare als einzelne, zweiseitige Dokumente vor.

Einfacher Versand
Für den Versand kann die Ausgangsrechnung automatisch an eine E-Mail angehängt werden. Bei Bedarf kann das Dokument gleichzeitig auf Papier ausgedruckt werden.

Mit der Ablage z.B. eines Vertrages lässt sich auch bequem ein Workflow starten, in dem das Dokument als Aufgabe an die übergeordnete Stelle geht, damit dort z.B. die Freigabe per Stempel erfolgt.

Über „Drucken“ ins Archiv: Mit DocuWare Printer legen Sie Ihre Dokumente einfach über die Druckfunktion Ihrer Programme, zum Beispiel Ihres ERP, im Archiv ab.

Um die Funktion nutzen zu können, muss DocuWare Printer als Teil der DocuWare Desktop Apps installiert und angebunden sein. Das Modul ist im Lieferumfang von DocuWare enthalten, eine zusätzliche Lizenz ist nicht erforderlich. Nur wenn Sie auch Barcodes auslesen möchten, benötigen Sie für ein lokal installiertes System die Lizenz "Barcode und Formulare".

Da der DocuWare Printer PDFs erzeugt, sollten Sie damit keine Dokumente ausdrucken, die bereits im PDF-Format vorliegen. Dies könnte zu Problemen bei der Weiterverarbeitung und dem späteren Layout des Dokuments führen.

Übrigens: In Microsoft-Programmen wie Excel oder Word lässt sich die Druckfunktion mit nur einem Klick starten: Einfach die Schaltfläche Schnelldruck in die Symbolleiste für den Schnellzugriff legen - mit DocuWare Printer als Standarddrucker.

Wie ein Dokument konkret weiterverarbeitet wird, legen Sie in der DocuWare-Konfiguration fest.