Egal aus welcher Quelle: Alle Dokumente in DocuWare managen

Mit DocuWare als „Management-Zentrale“ führen Sie alle für Ihr Unternehmen relevanten Dokumente zusammen und bearbeiten sie effizient in automatisierten Workflows.

Unternehmen nutzen heute eine Vielzahl von Cloud- und lokalen Anwendungen, um Dokumente zu erstellen oder zu empfangen. Wo und in welcher Form auch immer Ihre Dokumente anfallen, DocuWare ist der Dreh- und Angelpunkt, um sie zu managen und die Informationen daraus gewinnbringend zu nutzen.

Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente vollständig indexiert und ohne manuelle Dateneingabe in Ihr DocuWare-Archiv gelangen - unabhängig von ihrer Herkunft:

• andere Cloud-Anwendungen,
• überwachte Ordner in Ihrem Dateisystem,
• andere Unternehmenssoftware,
• E-Mail-Posteingang,
• vom Scanner oder
• von Ihrem Smartphone

Angenommen, Sie nutzen ein ERP aus der Cloud und möchten Ihre Rechnungen rechtssicher in DocuWare archivieren. Das ERP erstellt diese automatisiert im PDF-Format und versendet sie per E-Mail an die Kunden. Im gleichen Schritt werden die Dokumente an DocuWare übergeben und automatisch mit dem entsprechenden Vorgang im ERP-System verknüpft. Dazu verbinden Sie DocuWare einfach über den entsprechenden DocuWare iPaaS Connector mit Ihrem Cloud-ERP.

Über iPaaS-Konnektoren können Sie zahlreiche Cloud-Anwendungen direkt an DocuWare anbinden. Dokumente aus diesen Anwendungen legen Sie zentral in DocuWare ab, um sie in Workflows gewinnbringend weiterzuverarbeiten.

DocuWare überwacht von Ihnen definierte Ordner und legt alle darin enthaltenen Dokumente automatisch im Archiv ab. Das kann zum Beispiel ein Ordner für alle Eingangsrechnungen sein, die Sie an Ihrem Netzwerk-Gerät einscannen. Die Dokumente werden sofort nach Ihren Vorgaben indexiert und können mit ihren wichtigen Daten sofort weiterverarbeitet werden.

E-Mails gelangen durch die Integration des Mail-Servers ohne Umwege ins Archiv oder in den Posteingang. Aus Microsoft Outlook importieren Sie E-Mails einfach über den eigenen Client in die Outlook-Oberfläche. Anhänge können bei Bedarf auch manuell direkt aus dem Postfach archiviert werden.

Bei Lösungen wie DATEV oder SAP integriert sich DocuWare auf Datenbankebene und archiviert Dokumente aus diesen Software-Umgebungen automatisch und revisionssicher.

Sie möchten bestimmte Dokumente lieber manuell importieren? Kein Problem. Um beispielsweise Microsoft-Office-Dokumente komfortabel zu archivieren, nutzen Sie die integrierte Druckfunktion von DocuWare und importieren Ihre Dokumente per Druckbefehl in das DocuWare-Archiv - egal ob in Word, Excel oder PowerPoint. Mit der Tastenkombination Strg-P senden Sie das Dokument direkt ins Archiv.

Wer den Windows Explorer nutzt und DocuWare daher in einer Ordnerstruktur anzeigt, archiviert auch gerne per Drag & Drop: Dokumente einfach vom Desktop oder aus einem Windows-Ordner in den entsprechenden Archivordner ziehen.

Sie sind für Ihr Unternehmen viel unterwegs und müssen Belege archivieren? Fotografieren Sie diese mit PaperScan und leiten Sie sie direkt ins Archiv weiter. Oder legen Sie sie mit der DocuWare Mobile App ab. Beides dauert nur wenige Sekunden.

Egal aus welcher Quelle Ihre Dokumente stammen, mit DocuWare importieren Sie sie im Handumdrehen und nutzen die Daten gewinnbringend in Ihren Workflows.