Formular für Online-Umfrage konfigurieren

Mitarbeiter- und Kundenbefragungen liefern wertvolle Erkenntnisse für die richtigen Entscheidungen. Entsprechende Fragebögen sind mit DocuWare schnell erstellt.

Um ein Umfrageformular zu erstellen, benötigen Sie DocuWare Forms, das für DocuWare Cloud-Kunden im Funktionsumfang enthalten ist.

Wenn Sie sich über das Konzept der Umfrage im Klaren sind, wechseln Sie über das Hauptmenü des DocuWare-Clients in die DocuWare-Konfiguration:

Legen im Bereich Formulare ein neues Formular an:

Beschreibung und Titel

Geben Sie dem Formular einen internen Namen. Füllen Sie dazu das Beschreibungsfeld oben links im Designer aus. Der interne Name ist z. B. als Eintrag in der Formularliste im DocuWare-Client sichtbar.

Für ein neues DocuWare-Formular steht standardmäßig ein fertig formatierter Titel zur Verfügung. Sie müssen nur noch den Namen und ggf. einen Untertitel eingeben.

Beachten Sie den Unterschied zwischen Titel und Beschreibung. Der Titel wird für den Benutzer sichtbar im Formular angezeigt, während die Beschreibung nur im DocuWare-Backend sichtbar ist - zum Beispiel als Eintrag in der Formularliste im DocuWare-Client.

Festes Textfeld für die Einleitung

Verwenden Sie ein Textfeld für die Einleitung. Ziehen Sie ein Feld aus der Liste links in die Mitte. Die Einstellungen und Eingaben nehmen Sie dann rechts neben der Formularvorschau vor. Hinweis: Nur bei einem festen Textfeld kann die Schriftgröße und -farbe angepasst werden.

Den Texteditor für ein Feld mit festem Text öffnen Sie über den hier rot markierten Button rechts in den Feldeinstellungen.

Ein Bild fügen Sie wie ein Textfeld ein: Sie ziehen das Bildfeld in die Mitte. Mit Durchsuchen wählen Sie ein Bild von Ihrem Computer aus. Ziehen oder schieben Sie dann das Feld für das Bild mit den „Anfassern“ auf die gewünschte Breite.

Dropwon, Multiple Choice & Checkbox

Nun erstellen Sie den Fragenkatalog. Ein Feldtyp, bzw. ein Fragetyp setzt sich aus einer Frage und den Antwortoptionen zusammen. Sie haben die Wahl zwischen folgenden Feldtypen:

• Drop Down: Bei einem Dropdown- oder Listenfeld ist nur eine Antwort möglich, die Antwortoptionen werden per Klick als Liste eingeblendet. Dieser Feldtyp eignet sich für Fragen mit sehr vielen Antwortoptionen.
• Mehrfachauswahl (Multiple choice): Nur eine Antwort ist möglich, es sind alle Antwortoptionen eingeblendet. Multiple choice eignet sich gut für Ja / Nein- Antworten.
• Checkbox: Bei diesem Fragetyp sind mehrere Antworten möglich, dabei sind alle Antwortoptionen eingeblendet.  

Ein Tipp zum Layout: Ordnen Sie die Antwortoptionen von Multiple Choice und Checkbox nebeneinander an, damit das Formular nicht zu lang wird. Möglich sind bis zu zehn Spalten.

Mehrzeiliges Textfeld für offene Fragen

Verwenden Sie das mehrzeilige Textfeld für offene Fragen. Vergrößern Sie das Feld, damit die Befragten genügend Platz für ihre Antwort haben.

Neue Fragen passend zu bisherigen Antworten

Blenden Sie nur die Fragen ein, die für den Befragten relevant sind. Beispielsweise sollte die Frage "Wie bewerten Sie das Mittagessen?" nur dann angezeigt werden, wenn in der vorhergehenden Frage Mittagessen als Option ausgewählt wurde - oder wenn es mehrere Optionen gibt, von denen eine Mittagessen ist.

Klicken Sie auf das Feld, das in Abhängigkeit von einem anderen Feld angezeigt werden soll - hier "Wie bewerten Sie das Mittagessen? - und dann auf die Funktion Feldverhalten.

Im nächsten Dialog formulieren Sie die Bedingung, unter der das Bewertungsfeld angezeigt werden soll: Hier lautet sie: "Wenn das Feld Welche Dienstleistungen nutzen Sie? nicht die Option Mittagessen enthält, dann blenden Sie das Feld Wie bewerten Sie das Mittagessen?" aus.

Umgekehrt bedeutet dies: „Das Feld anzeigen, wenn die Option "Mittagessen" oder mehrere Optionen einschließlich „Mittagessen“ ausgewählt sind.

Formular mit einem Dankeschön übermitteln

Wenn Sie den Fragenkatalog fertiggestellt haben, wechseln Sie zum Tab Übermittlung. Stellen Sie als Dokumentstil Webformular ein, damit die ausgefüllten Formulare im einfachen Webformular-Design übermittelt und gespeichert werden.

Blenden Sie zum Beispiel eine Dankeszeile ein. Auch eine Weiterleitung per Link zu speziellen Angeboten ist möglich.

Mit der Option „Anzeige: 5 Sekunden“ geben Sie dem Übermittler die nötige Zeit, Ihre Zeilen zu lesen.

Im nächsten Artikel dieser Serie erfahren Sie, wie Sie das Formular mit den Indexfeldern des Archivs verknüpfen.