Formulare, die rechnen. Geschütztes Löschen. Teams-Integration für alle. Und mehr…

Das neue DocuWare-Release 7.8 hat viel zu bieten, um das Arbeiten einfacher und sicherer zu machen. Ob als Anwender oder Administrator, ob in der Cloud oder On-Premise - für jeden ist etwas dabei. Nutzen Sie die neuen Funktionen zu Ihrem Vorteil.

Haben Sie schon einmal versehentlich ein Dokument aus Ihrem Briefkorb gelöscht? Trotz Sicherheitsabfrage? Ab Version 7.8 können Sie in einem solchen Fall das Dokument selbstständig wiederherstellen. Denn gelöschte Dokumente, egal ob aus dem Briefkorb oder aus dem Archiv, landen jetzt immer zuerst im Papierkorb, bevor sie nach 30 Tagen endgültig gelöscht werden.

Benutzer können die von ihnen selbst gelöschten Dokumente wiederherstellen, Archivadministratoren zusätzlich alle Dokumente, die aus dem entsprechenden Archiv gelöscht wurden.

Der Papierkorb aus der Administrator-Perspektive: Pro Dokument wird angezeigt, wo es zuvor gespeichert war, wer es gelöscht hat und wie viele Tage noch bis zum permanenten Löschen verbleiben.

Sowohl für Cloud- als auch für On-Premise-Kunden werden mit dieser Version automatisch Papierkörbe angelegt, zeitraubende Zugriffe auf Backups zur Wiederherstellung versehentlich gelöschter Dokumente sollten damit der Vergangenheit angehören.

Die native Integration von Microsoft Teams in DocuWare steht nun auch Kunden mit einem DocuWare-System vor Ort zur Verfügung. Wie bei DocuWare Cloud erfolgt die Interaktion zwischen der Kommunikationsplattform und DocuWare in beide Richtungen: von Teams zu DocuWare per App innerhalb von Microsoft Teams und von DocuWare zu Teams per Freigabefunktion, beispielsweise im Viewer und in Ergebnislisten.

Dokumente aus Microsoft Teams direkt in DocuWare ablegen, wahlweise in einen Briefkorb oder in ein Archiv.

Die Integration bietet viele Vorteile, insbesondere...

• ... sind Dokumente leicht auffindbar, auch im Kontext mit anderen Geschäftsdokumenten, statt verstreut in Chats und Channel-News.
• ... werden Dokumente, die über Teams ausgetauscht werden, revisionssicher in DocuWare archiviert.
• ... bleiben Dokumente, die in Microsoft Teams per DocuWare-Link geteilt werden, durch die definierten Berechtigungen geschützt.

Bei DocuWare On-Premises-Systemen ist für die Teams-Anbindung eine Zusatzmodul-Lizenz erforderlich, bei DocuWare Cloud ist die Funktionalität in allen Paketen enthalten.

DocuWare-Formulare können nicht nur Daten erfassen, sondern jetzt auch rechnen. Formulareingaben können jetzt für automatische Berechnungen genutzt werden: Eingaben addieren, mit festen Werten multiplizieren und vieles mehr. So kann z.B. in einem Reisekostenformular aus der Angabe der gefahrenen Kilometer der Erstattungsbetrag ermittelt und mit allen weiteren Ausgaben wie Hotel- und Restaurantbesuch addiert werden. Der Endbetrag wird nicht nur dem Antragsteller sofort angezeigt, sondern kann auch als Indexwert übergeben und so zur Steuerung des Antrags im Workflow verwendet werden.

Der Formeleditor in Forms: Für die Berechnungen stehen Eingaben aus Formularfeldern, feste Werte, die Grundrechenarten und Klammern zur Verfügung.

• Workflow-Management: Externe Daten gezielt in DocuWare-Index-Tabellen übernehmen und zur weiteren Prozessautomatisierung nutzen, z.B. zum Abgleich von Positionsdaten mehrerer Dokumente
• Single Sign-On: durch die Unterstützung von OpenID Connect stehen mehr Identity Provider zur Auswahl
• REST API-Aufrufe: automatische Formatierung und Validierung erleichtern Administratoren die Erstellung von Webhooks und HTTP-Abfragen innerhalb von Workflows
• Mehrsprachigkeit: Benutzeroberfläche jetzt in 24 Sprachen mit Slowenisch und Vietnamesisch