Führen auf Distanz: Virtuelle Teams und Mitarbeitende führen

Die Arbeitswelt hat sich seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 massiv verändert. Homeoffice und flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten haben sich in vielen Unternehmen etabliert und gehören zur modernen Unternehmenskultur. Führungskräfte stehen dabei vor der Aufgabe, ihre Teams über große Distanzen zu führen und für eine konstruktive und produktive Arbeitsatmosphäre zu sorgen. Welche Chancen und Herausforderungen damit verbunden sind und wie Remote Leadership langfristig erfolgreich umgesetzt werden kann, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Führen auf Distanz oder Remote Leadership bedeutet, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu führen, die räumlich voneinander getrennt sind. Die einzelnen Teammitglieder befinden sich also an unterschiedlichen Orten und arbeiten virtuell zusammen. Vor allem in international tätigen Unternehmen ist Führen auf Distanz längst zur Normalität geworden. Die Corona-Pandemie hat diese Entwicklung in der Arbeitswelt massiv verstärkt und beschleunigt. So gibt es mittlerweile zahlreiche hybride Arbeitsmodelle, bei denen die Mitarbeitenden flexibel entscheiden können, wann sie im Büro oder zu Hause arbeiten möchten. Remote Leadership gehört daher mittlerweile zum Arbeitsalltag von Führungskräften in Unternehmen jeder Größe. Ihre Aufgabe ist es, über die Distanz hinweg ein wertschätzendes Umfeld zu schaffen, den Teamzusammenhalt zu stärken und gute Arbeitsergebnisse sicherzustellen.

Wer auf Distanz führt, sieht die Mitarbeitenden in der Regel nur selten persönlich. Insbesondere Führungskräfte, die es gewohnt sind, im Büro zusammenzuarbeiten, stehen daher gerade zu Beginn vor neuen Herausforderungen. Diese ergeben sich unter anderem in folgenden Bereichen

Erfolgreiches Führen auf Distanz setzt voraus, dass sich Führungskräfte ihrer Rolle und ihres eigenen Führungsverständnisses bewusst sind. Hinzu kommen notwendige Kompetenzen wie eine klare Kommunikation im hybriden Arbeitsumfeld sowie technische Fähigkeiten.

Als Führungskraft ist es entscheidend, richtig zu delegieren und das richtige Maß zu finden, um remote arbeitende Teams zu führen, ohne dabei Freiheiten und wichtige Konzentrationsphasen einzuschränken. Den fehlenden persönlichen Kontakt durch ein Übermaß an Videokonferenzen zu kompensieren und ins Mikromanagement abzudriften, ist hier nicht hilfreich und führt bei den Mitarbeitenden zu unnötigem Stress oder einem Gefühl der Überwachung.

Die zunehmende Flexibilität und die rein digitale Zusammenarbeit können zu unklaren Abläufen im Team führen. Als Führungskraft ist es daher notwendig, entsprechende Strukturen zu schaffen, für Klarheit in den Abläufen zu sorgen und Unsicherheiten im Team abzubauen. Auch eine entsprechende technische Ausstattung in Form von Hard- und Software ist für die virtuelle Zusammenarbeit unerlässlich. Andererseits können die Abhängigkeit von digitalen Werkzeugen und deren Verfügbarkeit sowie Risiken im Bereich des Datenschutzes einen Nachteil der Führung auf Distanz darstellen. Erfolgt die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Vorgesetzten überwiegend schriftlich, können zudem Verständigungsprobleme die Zusammenarbeit erschweren.

Flexible Arbeitsmodelle gehen häufig mit der Globalisierung von Unternehmen einher. Ohne räumliche Einschränkungen können sich Teammitglieder auf verschiedene Städte oder Länder verteilen. Dies ist einerseits ein Gewinn für die Teams, denn Studien zeigen, dass Teams umso kreativer und leistungsfähiger sind, je heterogener sie zusammengesetzt sind. Andererseits bedeutet die räumliche Trennung für die Führungskräfte, dass sie mit Unterschieden und Einschränkungen in Bezug auf Sprache, Kultur und Zeitzonen umgehen müssen.

Beziehungsarbeit und die aktive Gestaltung einer motivierenden Arbeitsatmosphäre im Team ist ein zentraler Aspekt von Remote Leadership. Denn es fehlen nicht nur die persönlichen Meetings, sondern auch der spontane Treff an der Kaffeemaschine oder der kurze Austausch zwischen Bürotür und -tür. Um die Arbeitsbeziehung zu den Mitarbeitern zu pflegen und die Teamdynamik unter den Kollegen aufzubauen und zu erhalten, müssen Führungskräfte umdenken.

Darüber hinaus gilt es, die psychische Gesundheit - die eigene und die der Mitarbeitenden - im Auge zu behalten. Zwar verbessern hybride Arbeitskonzepte für viele die Work-Life-Balance, doch können Stress, Isolation, Überforderung und eine Verwischung der Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben die Folge sein.

Die richtige Kombination aus Struktur und Planung stärkt in der virtuellen Zusammenarbeit nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern sorgt auch dafür, dass jeder Mitarbeitende weiß, was zu tun ist und welche Ziele erreicht werden sollen. Hier gilt es, den Arbeitsaufwand in klare, überschaubare Aufgaben zu gliedern und für jede Aufgabe das gewünschte Ergebnis, Verantwortlichkeiten und Termine zu definieren, um effizient delegieren und eigenverantwortliches Arbeiten im Team ermöglichen zu können. Dazu gehört auch die Bereitstellung aller Ressourcen und ein offenes Ohr für Fragen und Probleme.

Darüber hinaus empfiehlt sich ein ausgewogenes Verhältnis von asynchroner und synchroner Kommunikation. Asynchrone Zeiten sind notwendig, um Aufgaben ungestört und konzentriert zu bearbeiten. Synchrone Zeiten hingegen, um Ideen zu generieren und Probleme zu lösen.

Wichtig: Leistung definiert sich nicht über Anwesenheit. Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitenden die Freiheit geben, sich ihre Zeit und ihre Arbeit neben festen Terminen frei einzuteilen. So kann jedes Teammitglied zu seinen individuell produktiven Zeiten arbeiten und konzentriert in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse liefern. Das Vertrauen, dass die Aufgaben fristgerecht und in hoher Qualität erledigt werden, ist dabei der Schlüssel.

Auch bei der Führung auf Distanz gilt: Führungskräfte müssen mit offenen Karten spielen. Gerade in virtuellen Teams sollten Entscheidungen und Handlungen für alle Mitarbeitenden jederzeit transparent und nachvollziehbar sein. Zudem gilt es, die Mitarbeitenden aktiv in Entscheidungsprozesse einzubinden, ihre Stärken zu erkennen und entsprechend einzusetzen.

Bei aller Struktur und Planung darf das menschliche Wohlbefinden im virtuellen Team nicht zu kurz kommen. Regelmäßige Pausen und - wenn möglich - ein pünktlicher Feierabend sind Pflicht, um Überforderung und Stress entgegenzuwirken. Auch das Thema Einfühlungsvermögen steht an dieser Stelle im Vordergrund - zum Beispiel bei einem neuen Teammitglied, das sich noch nicht eingearbeitet hat. Individuelle Situationen im Blick zu behalten und mit dem entsprechenden Verständnis zu begegnen, ist hier unerlässlich.

Auch die zwischenmenschlichen Interaktionen im Team müssen nicht darunter leiden, dass man sich nicht jeden Tag persönlich sieht. Führungskräfte können ihr Team regelmäßig zu persönlichen Gesprächen einladen, die sich nicht nur auf fachliche Themen beschränken, oder Teambuilding-Aktivitäten in den virtuellen Raum verlagern - zum Beispiel in Form eines Online-Spielabends.

Gerade in hybriden Arbeitsmodellen sehnen sich die Mitarbeitenden verstärkt nach Sicherheit, Orientierung und Bindung. Eine transparente und offene Kommunikation ist dabei das A und O.

Die folgenden Kommunikationstipps helfen dabei:

Aktiv nachfragen und gut zuhören.
Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren - ein kontinuierlicher Informationsfluss ist wichtig, um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen einzubinden. Das gilt besonders bei wichtigen Entscheidungen.
Ob das tägliche Stand-up-Meeting am Morgen oder das Recap am Feierabend - um auch auf Distanz eine erfolgreiche Kommunikationsebene und -routine zu schaffen, können Führungskräfte bestehende Strukturen aus der physischen Zusammenarbeit ins Digitale übertragen.
Eine offene (virtuelle) Tür lässt Raum für spontane Fragen, Probleme und kurzfristige Absprachen.
Regelmäßige Einzelgespräche führen - zum Beispiel monatlich. Hier sollte Raum für berufliche und private Inhalte sein.
Regelmäßige Calls oder Meetings ankündigen - so fühlen sich die Mitarbeitenden nicht überwacht, sondern können sich entsprechend vorbereiten und Vertrauen aufbauen.

Eine leistungsfähige Internetverbindung ist nicht alles. Grundlage für eine effiziente Führung auf Distanz sind die richtigen Werkzeuge, um möglichst identische Bedingungen wie am Büroarbeitsplatz zu schaffen.

Neben der Ausstattung der Mitarbeitenden mit der entsprechenden Hardware sind Kommunikationstools unerlässlich. Damit können sie nicht nur in der Cloud arbeiten, was den Kontakt und die Zusammenarbeit mit externen Teams, Partnern und Kunden verbessert, sondern Führungskräfte können sich auch über den aktuellen Stand der Projekte ihrer Mitarbeitenden informieren.

Um sicherzustellen, dass alle in den jeweiligen Projekten auf dem gleichen Stand sind und keine wichtigen Aufgaben untergehen, empfiehlt sich die gemeinsame Nutzung von Planungstools. So können Aufgaben, Ziele und alle relevanten Informationen an einem Ort und für alle Beteiligten einfach zugänglich gemacht werden.

Ein cloudbasiertes DMS unterstützt dabei, auch unterwegs oder im Home Office jederzeit vollen Zugriff auf alle relevanten unternehmensinternen Dokumente und Informationen zu haben, diese zu bearbeiten, zu teilen und zur Freigabe weiterzuleiten.

Auch wenn die Auswahl der richtigen Tools und Technologien von Unternehmen zu Unternehmen variiert, sollten sich Führungskräfte bei der Suche folgende Fragen stellen, um die richtige Entscheidung zu treffen:

Wie wählt man Remote-Tools aus, die es ermöglichen, die Arbeit wie im Büro fortzusetzen? 
Welche Kanäle für Videokonferenzen und asynchrone Kommunikation sind zu wählen?
Wie vertrauenswürdig ist die zu nutzende Cloud? 
Wie kann die Datensicherheit gewährleistet werden?

Führen auf Distanz erfordert keinen völlig neuen Führungsstil, sondern eine Erweiterung der eigenen Kompetenzen sowie eine erhöhte Anpassungsfähigkeit. Eine gute und transparente Kommunikation sowie geeignete Technologien sorgen darüber hinaus für ein konstruktives und produktives Arbeitsumfeld, in dem auch Motivation und Teamzusammenhalt nicht zu kurz kommen.