In 4 Schritten zum effizienten Beschaffungsprozess

Bestellanforderungen machen Beschaffungsprozesse effizient und transparent. Basis für einheitliche Workflows und mehr Kostenkontrolle ist ein Webformular, das in wenigen Schritten geplant und erstellt werden kann.

Bestellanforderungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Einkaufs. Wird hierfür ein Webformular zur Verfügung gestellt, ermöglicht dies eine zielgerichtete Weiterverarbeitung der Informationen und jederzeit einen optimalen Überblick über offene und getätigte Bestellungen, unabhängig davon, ob es sich um Waren, Dienstleistungen oder Mitarbeitermaterial handelt. Im folgenden Artikel finden Sie Tipps, wie Sie bei der Planung und Umsetzung Schritt für Schritt vorgehen können.

Machen Sie sich zunächst klar, welche Informationen im Webformular für die Bestellanforderung erfasst werden sollen. Diese konzeptionelle Vorarbeit ist die Grundlage, um das Formular später schnell und strukturiert erstellen zu können. Beziehen Sie sowohl die Verantwortlichen im Einkauf als auch in der Buchhaltung in die Überlegungen mit ein, um sicherzustellen, dass alle für den Beschaffungs- und den nachgelagerten Rechnungsprozess notwendigen Informationen berücksichtigt werden.

Typische Abfragen in einer Bestellanforderung können unter anderem sein:

• Besteller
• Abteilung
• Kostenstelle
• Wer wird die Bestellung ausführen?
• Projektnummer
• Lieferant
• Benötigtes Produkt oder benötigte Dienstleistung
• Nettobetrag
• Währung
• Liefertermin
• Zahlung per
• Vorauszahlung erforderlich
• Upload des Angebots

Erstellen Sie eine Übersicht der relevanten Abfragen und vermerken Sie, ob es sich um Pflichtangaben handelt. Idealerweise legen Sie auch bereits fest, welche Art von Formularfeldern für die Eingabe verwendet werden, z.B. Textfeld, Dropdown, Checkbox etc.  

Wenn Sie häufig Bestellungen mit mehreren Artikeln haben, empfiehlt es sich, eine Tabelle innerhalb des Formulars zu verwenden, um die einzelnen Artikel, die gewünschten Mengen usw. zu erfassen.

Tabellarische Übersicht benötigter Felder bei einer Bestellanforderung

Prüfen Sie im nächsten Schritt, in welches Archiv die ausgefüllten Formulare abgelegt werden und ob für alle zu erfassenden Daten bereits vorhandene Indexfelder verwendet werden können. Ist dies nicht der Fall, fügen Sie dem Archiv die benötigten Felder hinzu und zeigen Sie diese in einem entsprechenden Ablagedialog an. Alternativ kann auch ein neuer Ablagedialog speziell für die Bestellanforderung erstellt werden.

Konfigurieren Sie nun das Formular. Dazu fügen Sie im DocuWare-Formular-Designer die zuvor definierten Felder per Drag & Drop ein und passen die Feldeinstellungen an. Ist das Formular inhaltlich und gestalterisch fertig, definieren Sie den Versand, die Ausgabe (inklusive des verwendeten Ablagedialogs) sowie die Indizierung. Zum Schluss weisen Sie das Formular allen Benutzern zu, die Bestellungen ausführen dürfen. Sollen dies auch Personen sein, die über keinen DocuWare-Account verfügen, aktivieren Sie die Option „Öffentliches Formular“.

Ein Formular für Bestellanforderungen im Formular Designer erstellen

Sobald Sie das Formular veröffentlicht haben, erhalten Sie eine URL, die Sie z.B. per E-Mail, Intranet oder Mitarbeiter-App verteilen können. Die Mitarbeitenden können das Formular mit jedem Browser öffnen, ausfüllen und abschicken. Zusätzlich steht das Formular allen berechtigten Benutzern in ihrem DocuWare-Client unter Formulare zur Verfügung.

Das Bestellanforderungsformular kann nun in automatisierte Workflows eingebunden werden. So können z.B. Kostenstellenverantwortliche oder der Einkauf informiert werden, sobald ein Formular abgeschickt wurde. Auch die Buchhaltung kann direkt in die Prozesse eingebunden werden, um größere Ausgaben zu genehmigen oder Rechnungsprozesse auf Basis der Bestellanforderung automatisiert zu steuern.