Integrationen für 1001 Business-Szenarien

Geht nicht, gibt’s nicht. Oder nur in wenigen Ausnahmen. Bei der Integration von DocuWare Cloud mit CRM-, ERP-, HR-Lösungen oder anderen Anwendungen über die iPaaS-Plattform Make macht ein vielfältiger Baukasten fast alles möglich. Dokumente automatisch anlegen, Indexwerte ändern, Stempel setzen...

DocuWare bietet seit langem vielfältige Integrationsmöglichkeiten, seien es spezielle Schnittstellen wie Connect to Outlook, Integration per Konfiguration wie Smart Connect oder individuelle Programmierung per URL-Integration oder REST API.

Relativ neu in diesem Zusammenhang ist die iPaaS-Plattform Make. iPaaS steht für „Integration Platform as a Service“ und bezeichnet Cloud-basierte Dienste, die es ermöglichen, verschiedenste Anwendungen aus Cloud- und On-Premise-Umgebungen miteinander zu verknüpfen. Die Kommunikation und der Datenaustausch zwischen diesen Anwendungen erfolgt über die Plattform. Bei Make finden Sie neben DocuWare Cloud derzeit mehr als 1000 Anwendungen, die Sie aneinander andocken können, um Prozesse durchgängig zu automatisieren und Programme miteinander sprechen zu lassen.

Der Clou dabei ist, dass keine Programmierung notwendig ist. Für die verschiedenen Anwendungen stehen sogenannte „Endpunkte“ zur Verfügung, die einfach aneinander gekettet werden. Dies wird auch als Low-Code- oder No-Code-Integration bezeichnet.

Für eine in DocuWare freigegebene Rechnung ruft der Workflow automatisch einen Webservice auf und übergibt die Daten an Make. Die Integrationsplattform erzeugt daraus einen Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung QuickBooks und liefert die Informationen aus QuickBooks an DocuWare zurück. Zusätzlich wird das Dokument in DocuWare mit einem Stempel versehen. So kann der DocuWare-Anwender direkt erkennen, dass der Buchungssatz in QuickBooks erstellt wurde.

Sie verwalten potenzielle Verkaufschancen in einem Kundenmanagementsystem wie Teamleader. Bei Abschluss eines Geschäfts wird der Status in Teamleader auf „abgeschlossen“ gesetzt. Ausgelöst durch den neuen Status startet der Workflow zur Vertragserstellung in DocuWare: Die Kundendaten aus Teamleader werden an die Plattform übergeben*, die zum Deal passenden Vertragsvorlagen in DocuWare gesucht und heruntergeladen, die Kundendaten dort erfasst und die ausgefüllten Verträge in DocuWare archiviert. Im Handumdrehen sind die Verträge rechtssicher archiviert und stehen zur Übergabe an den neuen Kunden bereit.

Über die DocuWare-Endpunkte auf Make können Sie verschiedene Aktionen in DocuWare ausführen: Ein Dokument in den Briefkorb importieren oder im Archiv ablegen, ein Dokument suchen und herunterladen, Indexbegriffe eines Dokuments ändern, einen Stempel setzen und vieles mehr. Diese Aktionen werden z.B. durch eine bestimmte Änderung in der Drittanwendung ausgelöst. Selbstverständlich können Daten und Dokumente auch aus DocuWare heraus an Drittsysteme übergeben werden.

DocuWare Endpunkte auf Make.com

Falls Ihnen der Abschnitt „Kundendaten werden an die Plattform übermittelt“ Bauchschmerzen bereitet: In Sachen Datenschutz und DSGVO sind Sie auf der sicheren Seite. Make deckt mit je einem AWS-Rechenzentrum in Deutschland und den USA sowohl den europäischen als auch den amerikanischen Datenschutzraum ab.