05.05.2020
Post digitalisieren
Post in Papierform managen: Das ist teuer, langsam und fehleranfällig. Immer mehr Betriebe wollen deshalb die Post digitalisieren und dabei auf ein DMS setzen.
Die Verwaltung der Papierpost ist für Unternehmen oftmals eine Herausforderung. Mitarbeiter öffnen Briefe, drucken E-Mails aus, stempeln die Dokumente. Dann geht die Post ihren Weg durch den Betrieb. Ein Prozess, der Ressourcen bindet und fehleranfällig ist. Und Betriebe schlimmstenfalls der Möglichkeit beraubt, frühzeitig auf wichtige Dinge zu reagieren – etwa auf eine Mahnung. Immer mehr Unternehmen verabschieden sich deswegen davon, Post in Papierform zu verwalten.
Die Alternative: Dokumenten Management Systeme (DMS), die sich als On-Premises-Lösung oder in der Cloud betreiben lassen. Mit diesen Systemen können Betriebe die Post digitalisieren. Und dabei Automationsfunktionen wie das Intelligent Indexing nutzen, um die Effizienz zu steigern. Das DMS liest beispielsweise automatisch Daten wie Lieferanten, Datum und Betrag aus – aus eingescannten Rechnungen und ebenso aus Dokumenten, die bereits digital im E-Mail-Postfach vorliegen. Dabei ist es sogar möglich, fehlende und falsche Rechnungsdetails sowie Dubletten automatisch zu erkennen.
Die digitalisierte Post speichert das DMS nach der Indexierung in einem zentralen Dokumenten-Pool. Mitarbeiter lassen sich automatisch über den Posteingang benachrichtigen und in Workflows einbinden. Schneller, als es auf dem Laufweg möglich wäre. Das DMS kooperiert dabei mit E-Mail-, ERP- und CRM-Systemen. Und unterstützt Unternehmen so dabei, den Postausgang zu digitalisieren. Dadurch sparen Betriebe nicht nur Bearbeitungszeit, sondern auch Kosten für Kuverts und Porto.
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