Online-Umfrage mit DocuWare Formular: Antworten auswerten

Um die Antworten Ihrer Online-Umfrage in einer DocuWare-Ergebnisliste vergleichen zu können, verknüpfen Sie die Formularfelder mit den Archivfeldern. Wie das geht, lesen Sie hier.

Sie kennen das sicher: Ein ausgefülltes Formular wird per Mausklick an DocuWare übermittelt und als Dokument in DocuWare abgelegt.

Dies gilt natürlich auch für ein Umfrageformular. In welches Archiv das Formular gespeichert werden soll, bestimmen Sie über den Ablagedialog, den Sie in der Formularkonfiguration auswählen.

Vielleicht möchten Sie aber nicht nur die Formulare einzeln betrachten, sondern auch die Antworten vergleichen. Auch das ist in DocuWare möglich - mit einer Ergebnisliste im Web Client, in der die Antworten wie in einer Tabelle dargestellt werden.

Wie das aussehen könnte, zeigt der folgende Screenshot. Oben ist das Web-Formular zu sehen, unten die Ergebnisliste des DocuWare-Clients. Ein Formularfeld entspricht einer Spalte in der Ergebnisliste, die Antworten werden als Zeilen aufgelistet.

Die Ergebnisliste lässt sich auch als CSV-Datei exportieren und in Excel auswerten.

Wie genau gelangen nun die Formularfelder in die Ergebnisliste? Dazu sind drei Schritte notwendig:

1. Neues Archiv mit entsprechenden Datenbankfeldern anlegen
2. Übermittlungsart auswählen
3. Archiv- und Formularfelder zuweisen

1. Neues Archiv erstellen

Verwenden Sie nach Möglichkeit kein bestehendes Archiv, sondern legen Sie ein eigenes Archiv für die Speicherung der Erhebungsformulare an. So vermeiden Sie Verwechslungen mit bereits vorhandenen Feldern.

1.1 Neues Archiv:

Ein neues Archiv erstellen Sie in der DocuWare Konfiguration.

1.2 Neue Felder:

Der Archivierungsassistent stellt automatisch Standardfelder zur Verfügung. Geben Sie diesen Feldern neue Namen, die den Formularfeldern entsprechen. Dies erleichtert später die Zuordnung.
Öffnen Sie gleichzeitig das Formular (im Screenshot unten rechts zu sehen), damit Sie die Namen der Formularfelder für die Archivfelder (links) kopieren können.

Nicht jedes Formularelement muss mit einem Archivfeld verknüpft sein. Der Einleitungstext z.B. enthält keine Rückmeldung und ist daher für die Auswertung nicht relevant.

Der Feldtyp „Text“ ist in den meisten Fällen ausreichend. Für ein Formularfeld vom Typ "Checkbox" sollte jedoch ein Schlagwortfeld verwendet werden. Und wenn ein Datum abgefragt wird, muss sich das auch im Feldtyp widerspiegeln.

1.3 Neue Dialoge:

Wenn Sie alle Informationen für das neue Archiv eingegeben haben, erstellt der Archivassistent drei Standarddialoge mit den neuen Feldern:

Der Ablagedialog wird für die Verknüpfung von Archiv- und Formularfeldern benötigt. Suche und Ergebnisliste werden für die Anzeige im Web Client verwendet.

Hinweis: Um ein neues Archiv anlegen zu können, benötigen Sie das Funktionsrecht Archive konfigurieren, das Sie in der DocuWare-Konfiguration unter Benutzerverwaltung vergeben.

2. Übertragungsart auswählen

Wechseln Sie nun in die Konfiguration Ihres Umfrageformulars. Die Fragen und Antworten des Formulars sind bereits vorbereitet. Klicken Sie nun auf die Registerkarte Versand.

2.1 Dokumentstil

Wählen Sie als Dokumentstil Webformular, damit das ausgefüllte Formular als einfaches PDF im Archiv abgelegt wird.

2.2 Optionen nach der Übermittlung:

Ebenfalls auf der Registerkarte Übertragung geben Sie die Meldung ein, die dem Benutzer nach der Übertragung angezeigt wird:

So sieht dieses Beispiel im fertigen Formular aus:

3. Archiv- und Formularfelder verknüpfen

3.1 Ablagedialog auswählen

Wechseln Sie zur nächsten Registerkarte und wählen Sie aus der Liste den Ablagedialog des Archivs aus, in dem die Formulare gespeichert werden sollen - in diesem Fall „Standard Ablagedialog (Umfrage)“:

3.2 Archiv- und Formularfelder zuweisen: Wechseln Sie in das Register Indexierung.
Links werden die Felder des zuvor ausgewählten Ablagedialogs als Indexfelder angezeigt. Sie bilden später die Spaltennamen der Ergebnisliste.

Als „Quelle“ stehen die Fülloptionen Webformularfeld und Festwert zur Auswahl:

• Webformularfeld: Wenn Sie diese Füllmethode wählen, werden rechts unter Wert die Formularfelder als Liste angezeigt. Wählen Sie eines davon aus – mit diesem Schritt werden Archiv- und Formularfeld verknüpft bzw. „gemappt“. Das bedeutet, dass die Antworten in diesem Formularfeld später in der Ergebnisliste in der Spalte des verknüpften Archivfelds angezeigt werden.
• Fester Wert: Mit dieser Ausfülloption können Sie rechts manuell einen Wert eingeben, mit dem jedes Formular automatisch indexiert wird.

Jetzt kommt die Magie ins Spiel: DocuWare erkennt zumindest einen Teil der Zuordnungen automatisch, wie der folgende Screenshot zeigt. Dort, wo die Namen von Archivfeld und Formularfeld übereinstimmen, erfolgt die Zuordnung automatisch.

Das Feld Dokumenttyp hat keine Entsprechung im Formular. Sie können dieses Feld leer lassen oder als festen Wert z.B. „Formular“ eintragen.

Verknüpfen Sie alle Felder, die in der Ergebnisliste im DocuWare Client angezeigt werden sollen.

Das Minimum ist 1 „gemapptes“ Feld. Formularfelder ohne zugeordnetes Archivfeld werden in der Ergebnisliste nicht angezeigt und damit auch nicht die Antworten, die für dieses Feld eingegeben wurden.

So könnte eine vollständige Verknüpfung aussehen:

Und im Web Client würde die entsprechende Ergebnisliste so aussehen:

Im vierten und letzten Teil dieser Serie erfahren Sie, wie Sie ein Formular für Benutzer zugänglich machen.