Textmarker & Co: Digitale Anmerkungen in DocuWare

DocuWare bietet praktische Werkzeuge, um Dokumente mit Notizen zu versehen oder Elemente hervorzuheben. Welche das sind und wie Sie Anmerkungen sogar auf mehreren Ebenen anbringen und mit einem Klick ein- und ausblenden können, erfahren Sie hier.

Im DocuWare-Viewer können Sie Dokumente wie auf Papier mit Notizen versehen oder Details markieren. Besonders vorteilhaft ist dies bei internen Notizen: Die Anmerkungen werden nicht direkt auf das Dokument aufgebracht, sondern wie ein digitaler Stempel auf bis zu fünf Ebenen darüber. Diese Ebenen kann man sich wie transparente Folien vorstellen. Das Originaldokument bleibt - anders als auf Papier - völlig unverändert und kann jederzeit auch ohne Anmerkungen eingesehen, ausgedruckt oder versendet werden.

Die Anmerkungsfunktionen in DocuWare finden Sie in der Symbolleiste des Viewers im Bereich „Anmerkungen“. Wenn die Werkzeuge ausgegraut sind, haben Sie nur Leserechte für das geöffnete Dokument. Sollten Sie keine oder nicht alle Funktionen sehen, können Sie diese über Ihre Viewer-Einstellungen anpassen.  

Textnotizen anbringen: Mit dem Textwerkzeug können Sie getippte Notizen auf einem Dokument platzieren. Sobald Sie das Werkzeug ausgewählt haben, können Sie über „Vorschau“ die Schriftart, Farbe und Größe des Textes einstellen. Setzen Sie dann einfach den Cursor auf das Dokument und schreiben Sie los. Den so geschriebenen Text können Sie auch nachträglich ändern. Doppelklicken Sie dazu bei aktiviertem Bearbeitungspfeil auf den Text.

Markieren oder zeichnen: Mit dem Textmarker und der Freihandlinie können Sie mit der Maus oder, wenn Sie mit einem Laptop mit Touchscreen oder einem Tablet arbeiten, mit einem digitalen Stift auf dem Dokument schreiben oder zeichnen. Auch hier können Sie, wie bei allen anderen Werkzeugen, die Strichstärke und -farbe beliebig einstellen. Die Einstellungen bleiben gespeichert, bis Sie sie wieder ändern.

Linien, Pfeile und Formen zeichnen: Weiterhin stehen Ihnen die Werkzeuge Linie und Pfeil zur Verfügung. Außerdem die Formen Rechteck und Ellipse - jeweils als Rahmen, flächig deckend und flächig transparent einsetzbar. Das flächig transparente Rechteck eignet sich zum Beispiel, um größere Bereiche eines Dokuments hervorzuheben.

Um Ihre Notizen zu speichern, klicken Sie auf das Symbol "Speichern" im Bereich "Werkzeuge".

Angebrachte Anmerkungen können jederzeit verschoben oder gelöscht werden. Klicken Sie dazu in den Anmerkungswerkzeugen auf den Bearbeitungspfeil und anschließend auf die zu verschiebende oder zu löschende Anmerkung. Letzteres mit der Entfernen-Schaltfläche oder dem Kreuz-Werkzeug „Objekt löschen“.

Wie bereits erwähnt, werden Anmerkungen in DocuWare nie direkt auf dem Dokument, sondern immer auf einer zusätzlichen Ebene angebracht. Insgesamt stehen Ihnen fünf Anmerkungsebenen zur Verfügung, die Sie über die Schaltflächen 1 bis 5 im Bereich „Anzeige“ der Viewer-Symbolleiste unabhängig voneinander ein- und ausblenden können. Sollten nicht alle Schaltflächen sichtbar sein, können Sie dies über Ihre Viewer-Einstellungen anpassen.

Das Arbeiten mit mehreren Anmerkungsebenen ist z.B. dann sinnvoll, wenn Sie ein Dokument gleichzeitig mit internen Notizen und Kundeninformationen versehen möchten. Aber auch wenn ein Dokument bereits mit mehreren Stempeln versehen ist, kann es übersichtlicher sein, weitere Anmerkungen auf einer neuen Ebene hinzuzufügen:

• Auf welcher Ebene Sie Anmerkungen anbringen, erkennen Sie am Bleistiftsymbol.
• Welche Ebenen eingeblendet sind, erkennen Sie daran, dass die entsprechende Schaltfläche hellblau hinterlegt ist.
• Ob sich auf einer Ebene Anmerkungen befinden, erkennen Sie daran, dass die entsprechende Schaltfläche unterstrichen ist.

Im obigen Beispiel ist Ebene 1 die aktivierte Bearbeitungsebene. Zusätzlich ist Ebene 2 eingeblendet. Die Ebenen 3, 4 und 5 sind nicht sichtbar. Auch auf Ebene 3 befinden sich Anmerkungen, die durch Anklicken der Schaltfläche eingeblendet werden könnten.

Beim Versenden, Herunterladen und Drucken aus DocuWare heraus können Sie entscheiden, ob dies mit oder ohne Notizen geschehen soll. Je nachdem, wo Sie die Funktion aufrufen, gibt es einen kleinen Unterschied:

• Symbolleiste des Viewers: Hier gibt es die Option Drucken, Senden, Download als PDF mit sichtbaren Anmerkungen. Dies ist optimal, um bei mehreren Annotationsebenen gezielt zu steuern, welche Annotationen übernommen werden. So können z.B. für den Versand eines Dokuments an Kunden die Ebenen mit internen Anmerkungen einfach ausgeblendet werden.
• Kontextmenü der Ergebnisliste, des Briefkorbs, des Ordners oder der Liste: Dort steht die Option PDF mit allen Annotationen zur Verfügung.

Sie können auch alle Anmerkungen zu einem Dokument mit dem Dokument verschmelzen. Dieser Schritt kann jedoch nicht rückgängig gemacht werden und das Dokument ist nicht mehr im Original vorhanden. Nur bei einer Versionsverwaltung mit automatischer Versionierung wird beim Zusammenführen des Dokuments mit den Anmerkungen ein neues Dokument erzeugt und das Original bleibt als solches im Archiv erhalten.
Zum Zusammenführen verwenden Sie das gleichnamige Werkzeug im Bereich „Ansicht“: