Tipp: Daten aus Ergebnisliste weiterverwenden

Die Indexbegriffe Ihrer Dokumente enthalten wertvolle Informationen. Diese lassen sich einfach per CSV-Export auswerten und z.B. in Excel weiterverarbeiten.

Erfahren Sie, wie einfach Sie mit DocuWare mehr aus Ihren Daten machen können. Die folgenden Anwendungsbeispiele sollen Ihnen als Anregung dienen, sicher gibt es in Ihrem Arbeitsalltag noch viele weitere.

Kostenstellenübersicht im Rechnungsarchiv
Als Kostenstellenverantwortlicher benötigen Sie einen Überblick, welche Rechnungen und Beträge im laufenden Haushaltsjahr bereits auf Ihre Kostenstelle gebucht wurden. Suchen Sie im Rechnungsarchiv nach Ihrer Kostenstelle und dem gewünschten Zeitraum und Sie erhalten in der Ergebnisliste die entsprechenden Dokumente und Informationen. Als CSV-Datei exportiert und in Excel importiert, können Sie bequem Beträge addieren, nach Lieferanten filtern und vieles mehr.

Wenn Sie in DocuWare auch die Bestellfreigabe durchführen, haben Sie mit einer entsprechenden Suche bereits die kommenden Ausgaben im Blick und können diese für die Finanzplanung nutzen.

Daten aus Formularen auswerten
Sie nutzen ein DocuWare-Formular für die Anmeldung zu einer Veranstaltung. Nach Ablauf der Anmeldefrist suchen Sie in DocuWare nach den entsprechenden Anmeldungen und laden die Ergebnisliste herunter. In Excel werten Sie die kompletten Anmeldedaten komfortabel aus: Anzahl der Anmeldungen, Anteil der Vegetarier etc. Wenn das Anmeldeformular auch ein Feld für die E-Mail-Adresse enthielt, können Sie alle E-Mail-Adressen gebündelt aus Excel z.B. nach Outlook kopieren, um den Teilnehmenden weitere Informationen zur Veranstaltung zukommen zu lassen.

Datenübergabe an Drittanwendung
Sie nutzen ein Archiv für die Stammdaten Ihrer Lieferanten. Über eine Suche nach allen Datensätzen und einen anschließenden CSV-Export haben Sie die Daten in einem universellen Format, um sie in eine weitere Anwendung zu importieren.

1. Funktion im Ergebnislisten-Menü aufrufen

Sie klicken auf das Drei-Punkte-Menü der Ergebnisliste und wählen die Option „Export in CSV-Datei“:

2. CSV-Einstellungen bestätigen

Klicken Sie im folgenden Dialog einfach auf „Exportieren“. Die Art der CSV-Kodierung muss nur im Ausnahmefall angepasst werden

3. CSV-Datei in Excel öffnen

Die exportierte CSV-Datei finden Sie nun in Ihrem Download-Ordner – sie lässt sich in Excel öffnen. In der ersten Zeile sehen Sie, wie auch in DocuWare, die Namen der Indexfelder, darunter die Indexbegriffe. Speichern Sie die Datei an einem gewünschten Ort und – für volle Auswertungsfunktionalität – im Excel-Format XLSX.

Sollte die CSV-Datei in Excel ausnahmsweise nicht korrekt dargestellt werden, rufen Sie den Konvertierungsassistenten wie folgt auf: Öffnen Sie Excel zunächst nur als Programm (ohne Datei) und wählen Sie dann über „Öffnen“ die CSV-Datei aus. Im Konvertierungsassistenten wählen Sie dann die entsprechenden Optionen, insbesondere das verwendete Trennzeichen.

Anhand der Datenvorschau im Konvertierungsassistenten sieht man, ob das passende Trennzeichen gewählt ist.

Die hier genannten Anwendungsszenarien beziehen sich eher auf den einmaligen, individuellen Datenexport. Benötigen Sie den Indexdaten-Export regelmäßig, z.B. um Rechnungsdaten aus DocuWare als Buchungssätze an Ihr FiBu-System zu übergeben, ist DocuWare Export das geeignete Werkzeug. Er lässt sich speziell konfigurieren und doppelte Exporte können ausgeschlossen werden.